Effiziente Zusammenarbeit deiner Mitarbeiter und Teams ist heute wichtiger denn je, denn komplexe Aufgaben erfordern unterschiedliche Kompetenzen in einer geschickten Arbeitsteilung.
Grundsätzlich solltest du ausreichend Teamarbeit ermöglichen, aber so, dass die Mitarbeiter zusätzlich den Fokus auf den eigenen Aufgaben halten können. Mache dir und deinen Mitarbeitern klar, wie die effiziente Zusammenarbeit idealerweise aussieht: Wann trifft man sich und mit welchem Ziel? Wer ist in welcher Gruppe und bringt welchen Beitrag?
Wir zeigen, wie du diese Regeln fundiert festlegen und anpassen kannst.
Checkliste: Effiziente Zusammenarbeit – diese Fragen musst du klären
- Welche Aufgaben sind für uns relevant und machen uns erfolgreich?
- Wer hat für diese Aufgaben die Hauptverantwortung?
- Wer muss aktiv daran mitwirken?
- Wer ist nur beteiligt, wer wird informiert, wer ist Wissensträger?
- Wann braucht es Meetings für Entscheidungen?
- Welche Stakeholder sind dort für uns wichtig?
Bei der Gestaltung deines effizienten Zusammenarbeitsmodells hilft eine übersichtliche Visualisierung. Dafür bietet sich eine Matrix an, die die Aufgaben in den Zeilen und die Rollen in den Spalten abträgt.
Dort legst du die Beteiligung der Rollen fest und hinterfragst je Zeile, ob ein Meeting hier zur Ergebniserzeugung notwendig ist. Zudem prüfst du, wie oft eine Absprache oder Informationsverteilung stattfinden muss – beispielsweise wöchentlich, monatlich oder nur nach Bedarf. Und du kannst dort bereits Agenda-Vorlagen für einzelne Meetings bereitstellen. Auf diese Weise legst du die komplette Meetingstruktur deiner Organisationseinheit fest.
Die Zusammenarbeits-Matrix gibt den grundsätzlichen Rahmen vor und schafft klare Regeln für Rollen, Themen, Zeitpunkte und Kanäle – für eine transparente Kommunikation zur richtigen Zeit in richtiger Dosis. Begründete Abweichungen sind möglich und können auch zur bewussten (dauerhaften) Anpassung der Matrix führen, wenn du das für sinnvoll hältst.
Zeitfresser-Meetings verbannen
Stichwort Meetings: Diese sind ein Pain Point in vielen Unternehmen. Oft sind sie zu lang und stehlen produktive Zeit. Manche sind überflüssig, weil sie keine Ergebnisse produzieren.
Bei guten Meetings ist jedem Teilnehmer die Erwartung klar, und er handelt entsprechend. Als Beschleuniger nutzen die jeweiligen Organisatoren eine Agenda, die sie vorab verteilen. Vereinbare, dass nur Personen teilnehmen, die einen Beitrag leisten können. Wie und an wen die Ergebnisse verteilt werden, definiert eure Zusammenarbeits-Matrix.
Merksatz: Meetings sind nur dann notwendig, wenn das Ergebnis erst durch den Input und die Diskussion der beteiligten Personen entsteht. Ansonsten reicht eine Informations-Mail.
Was auch häufig fehlt, ist ein Single Point of Truth. Deshalb bestimmst du, an welchem (digitalen) Ort alle für dein Projekt notwendigen Informationen liegen – beispielsweise das zentrale Backlog mit Aufgaben oder die Protokolle der Entscheidungen aus Meetings.
Explizite und klare Kommunikation soll zwei Dinge erreichen
Erstens: Jeder Beteiligte versteht, was gemeint ist, etwa, welche Ziele das Unternehmen in welchem Zeitraum verfolgt. Dies ist klar zu kommunizieren, besonders wenn sich etwas ändert. Die Ziele finden sich in eurer Strategie, in der Jahresplanung und besonders konkret in den einzelnen Projekt-Roadmaps.
Zweitens: Jeder Beteiligte bekommt regelmäßig eine Rückmeldung auf seine Aktionen. Dazu solltest du Feedback in kurzen Zyklen ermöglichen – und über die Erkenntnisse im ganzen Team kommunizieren. Auf diesen Erkenntnissen basiert eure nächste Qualitätssteigerung, ein optimierter Prozess und/oder ein minimiertes Risiko.
Beispiel: die Umsetzungs-Entscheidung
Deine Fachbereichsleiter haben neue Ideen entwickelt und möchten die technische Machbarkeit und den Aufwand besprechen. Daher klärst du vorab, wer grundsätzlich an den Entscheidungen beteiligt sein muss – und wer lediglich informiert wird. Besonders, wenn du mit heterogenen Teamstrukturen und verteilter Verantwortung arbeitest, musst du die Meeting-Ergebnisse explizit kommunizieren, zum Beispiel, welche neue Aufgabe bei wem liegt. Ansonsten laufen wertvolle Initiativen ins Leere.
An den Entscheidungen beteiligst du die relevanten Stakeholder und informierst alle übrigen. Stakeholder sind alle Personen, die ein Interesse am Thema oder am Projekt haben. Um hier richtig zu steuern, lohnt vorab eine Analyse.
Methodenvorschlag: die Stakeholder-Analyse
In einer Tabelle listest du alle dir bekannten Stakeholder auf und nutzt die nebenstehenden Spaltenüberschriften zur Analyse.
Das könnte bereits die Basis deines Stakeholder-Managements sein. Die Tabelle schafft Klarheit und minimiert Projektrisiken, indem beispielsweise Widerstände früh entschärft werden. Du erkennst, welche Zielgruppen Einfluss haben, welche Erwartungen dominieren und wo kritische Abhängigkeiten liegen. Dabei sollte eine direkte Kontaktaufnahme sehr früh im Projektverlauf passieren. Dein Wissen über Bedürfnisse und Einflussbereiche erleichtert es, Akzeptanz aufzubauen und Allianzen zu formen.
Der Aufbau deiner Stakeholder-Tabelle
- Einfluss und Interesse des Stakeholders. Beispiel: hoher Einfluss auf die Finanzen des Projektes, jedoch geringes Interesse an den Inhalten dieses Projektes
- Rolle im Unternehmen. Beispiel: Kaufmännischer Leiter
- Kerninteresse und aktuelle Themen. Beispiel: interessiert sich für den Deckungsbeitrag des Geschäftsbereichs, muss aktuell eine Cost-Cutting-Maßnahme in seinem Lieblingsbereich durchsetzen und sich leider auch von Personal trennen.
- Aktuelle Haltung zum Projekt. Beispiel: neutral
- Informationsbedarf und -häufigkeit. Beispiel: kennzahlenbasiert/monatlich, quartalsweise mit Ausformulierung
- Bester Informationskanal. Beispiel: E-Mail, kurzes Meeting
- Geplante Aktionen. Beispiel: zur richtigen Zeit zu einem kurzen Feedback-Gespräch einladen
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